Hoe effectief is uw betalingsherinnering? Ongeveer driekwart van de mkb’ers heeft te maken met wanbetalers, zo heeft het Verbond van Verzekeraars recent becijferd. Wat kunt u doen?

Tip 1: Even bellen

U heeft de factuur gestuurd, maar de rekening is nog niet betaald? U kunt de klant ook even bellen. Dit is soms heel effectief. Door hem of haar te confronteren met de betalingsachterstand betaalt de debiteur de factuur vaak alsnog snel. Laat u echter niet verleiden door vage betalingstoezeggingen.

Tip 2: Begin vriendelijk

Een betalingsherinnering is nog geen aanmaning. Blijf dus vriendelijk, de aanmaning mag dwingender van aard zijn. De klant kan het inderdaad gewoon vergeten zijn.

Tip 3: Wees informatief

Het valt niet uit te sluiten dat uw klant de factuur gewoon kwijt is, of niet snel kan vinden. Zorg daarom dat op de betalingsherinnering alle informatie staat die de klant nodig heeft om het bedrag meteen over te kunnen maken.

Tip 4: Geef een korte termijn mee

Zet op uw betalingsherinnering een zinsnede zoals deze: “…verzoek ik u binnen 5-10 dagen zorg te dragen voor betaling”. Maak deze termijn niet te ruim, want de klant is al te laat. En zorg dat u meteen na afloop van deze termijn aan de telefoon hangt, zodat de klant weet dat u het uitblijven van de betaling serieus neemt.

Tip 5: Tijdig versturen

Maak tussen de regels door duidelijk dat u meteen in de gaten hebt wanneer een factuur te laat is. Laat merken dat u uw zaakjes goed op orde heeft. Als een klant merkt dat uw administratie een chaos is, zal dat zijn betalingsmoraal niet ten goede komen.

Tip 6: Geen motie van wantrouwen

Het is zaak de klant niet meteen tegen de haren in te strijken. Zorg voor een neutrale toon zodat uw klant de betalingsherinnering niet opvat als een motie van wantrouwen.

Tip 7: Eindig vriendelijk

Klanten wachten soms tot het uiterste moment met het betalen van hun rekeningen. Natuurlijk kan het ook zo zijn dat uw klant net betaald heeft. “Oh ja, die heb ik net betaald/wilde ik net betalen!” Neem daarom steeds deze klassieke, vriendelijke afsluiting op: “Voor zover deze brief uw betaling heeft gekruist, kunt u hem als niet verzonden beschouwen.”

Bron: De Zaak. Dit artikel is gepubliceerd op 28 oktober 2014.